Privacy

INFORMATIVA PRIVACY

ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) n. 679/2016 (“GDPR”)

AXYHOTELS s.r.l., titolare dell’attività alberghiera denominata “AXYHOTELS s.r.l, con sede in Roma, Via Giuseppe Prezzolini 5, tutela la riservatezza dei dati personali dei propri clienti e garantisce ad essi la protezione necessaria da ogni evento che possa metterli a rischio di violazione.
La presente informativa è resa ai sensi dell’art.13 del RGPD 679/2016 “Regolamento Generale sulla protezione dei dati”, recante disposizioni in materia di trattamento dei dati personali e descrive le modalità di gestione del sito web axyhotels.com di proprietà della AXYHOTELS s.r.l con riferimento al trattamento dei dati personali degli utenti che lo consultano.
Tali informazioni riguardano solo il sito del AXYHOTELS s.r.l con esclusione degli altri siti web eventualmente consultati dall’utente tramite collegamenti esterni (links). A seguito della consultazione di questo sito possono essere trattati dati relativi a persone identificate e/o identificabili.


1. Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento è AXYHOTELS s.r.l in persona del suo legale rappresentante p.t., con sede in Milano, Viale Tunisia 9.


2 Responsabile della protezione dei dati
Il Responsabile della protezione dei dati (RPD-DPO) è il Sig. Andrea Chin il quale è reperibile al seguente indirizzo mail: privacy@axyhotels.com


3. Chi siamo e quali dati trattiamo (art. 13, 1° comma lett. a, art. 15, lett. b GDPR)
AXYHOTELS s.r.l. opera come Titolare del Trattamento e raccoglie e/o riceve le informazioni che riguardano l’Interessato, quali:

- Dati anagrafici
nome, cognome, indirizzo fisico, nazionalità, provincia e comune di residenza, telefono fisso e/o mobile, fax, codice fiscale, indirizzo/i e-mail

- Dati bancari
IBAN e dati bancari/postali (ad eccezione del numero della Carta di credito)

- Dati di traffico telematico
Log, indirizzo IP di provenienza.

AXYHOTELS s.r.l. non richiede all’Interessato di fornire dati c.d. “particolari”, ovvero, secondo quanto previsto dal GDPR (art. 9), i dati personali che rivelino l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, nonché dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona.

Nel caso in cui la prestazione richiesta a AXYHOTELS s.r.l imponesse il trattamento di tali dati, l’Interessato dovrà prestare il relativo consenso previa ricezione di idonea informativa.


4. Per quali finalità ci occorrono i dati dell’Interessato (art. 13, 1° comma GDPR) – definizione consensi
I dati servono al Titolare per dar seguito alla richiesta di iscrizione anagrafica ed al contratto di fornitura del Servizio prescelto e/o del Prodotto acquisito, gestire ed eseguire le richieste di contatto inoltrate dall’Interessato, fornire assistenza, adempiere agli obblighi di legge e regolamentari cui il Titolare è tenuto in funzione dell’attività esercitata.

In nessun caso AXYHOTELS s.r.l può rivendere i dati personali dell’Interessato a terzi né può utilizzarli per finalità diverse da quelle riportate nella presente informativa. In particolare, i dati dell’Interessato verranno trattati per:

a) l’iscrizione anagrafica e le richieste di contatto e/o di materiale informativo; Il trattamento dei dati personali dell’Interessato avviene per dar corso alle attività preliminari e conseguenti alla richiesta di iscrizione anagrafica, alla gestione delle richieste di informazioni e di contatto e/o di invio di materiale informativo, alle survey del servizio alberghiero (compilazione facoltativa), nonché per l’adempimento di ogni altro obbligo derivante. La Base giuridica di tali trattamenti è l’adempimento delle prestazioni inerenti alla richiesta di iscrizione, di informazioni e di contatto e/o di invio di materiale informativo ed il rispetto di obblighi di legge

b) la gestione del rapporto contrattuale. Il trattamento dei dati personali dell’Interessato viene effettuato per dar corso alle attività preliminari e conseguenti all’acquisizione di un Servizio e/o di un Prodotto, il trattamento dei reclami e/o delle segnalazioni al servizio di assistenza e l’erogazione dell’assistenza stessa, la prevenzione delle frodi nonché l’adempimento di ogni altro obbligo derivante dal contratto. Base giuridica di tali trattamenti è l’adempimento delle prestazioni inerenti il rapporto contrattuale ed il rispetto di obblighi di legge.

c) le attività promozionali su Servizi/Prodotti analoghi a quelli acquisiti dall’Interessato (Considerando 47 GDPR). Il titolare del trattamento potrà utilizzare i dati di contatto comunicati dall’Interessato, ai fini di vendita diretta di propri Servizi/Prodotti, limitatamente al caso in cui si tratti di Servizi/Prodotti analoghi a quelli oggetto della vendita, a meno che l’Interessato non si opponga esplicitamente tramite mail a: privacy@axyhotels.com

d) le attività di promozione commerciale su Servizi/Prodotti differenti rispetto a quelli acquisiti dall’Interessato. I dati personali dell’Interessato potranno essere trattati anche per finalità di promozione commerciale, per indagini e ricerche di mercato con riguardo a Servizi/Prodotti che il Titolare offre solo se l’Interessato abbia autorizzato il trattamento e non abbia successivamente revocato il consenso si sia successivamente opposto tramite mail a: privacy@axyhotels.com.
Tale trattamento può avvenire, in modo automatizzato, con le seguenti modalità:
- e-mail;
- sms;
- contatto telefonico;
e può essere svolto:
- qualora l’Interessato non abbia revocato il suo consenso per l’utilizzo dei dati;
- qualora, nel caso in cui il trattamento si svolga mediante contatto con operatore telefonico, l’Interessato non sia iscritto al registro delle opposizioni di cui al D.P.R. n. 178/ 2010.
La Base giuridica di tali trattamenti è il consenso prestato dall’Interessato preliminarmente al trattamento stesso, il quale è revocabile dall’interessato liberamente ed in qualsiasi momento tramite mail a: privacy@axyhotels.com

e) la sicurezza informatica.
Il Titolare, in linea con quanto previsto dal Considerando 49 del GDPR, tratta, anche per mezzo dei suoi fornitori (terzi e/o destinatari), i dati personali dell’Interessato relativi al traffico in misura strettamente necessaria e proporzionata per garantire la sicurezza delle reti e dell’informazione, vale a dire la capacità di una rete o di un sistema d’informazione di resistere, a un dato livello di sicurezza, a eventi imprevisti o atti illeciti o dolosi che compromettano la disponibilità, l’autenticità, l’integrità e la riservatezza dei dati personali conservati o trasmessi. Il Titolare informerà prontamente gli Interessati, qualora sussista un particolare rischio di violazione dei loro dati fatti salvi gli obblighi derivanti da quanto previsto dall’art. 33 del GDPR relativo alle notifiche di violazione di dati personali. La base giuridica di tali trattamenti è il rispetto di obblighi di legge ed il legittimo interesse del Titolare ad effettuare trattamenti inerenti a finalità di tutela del patrimonio aziendale e sicurezza delle sedi e sistemi della AXYHOTELS s.r.l

f) La profilazione. I dati personali dell’Interessato potranno essere trattati anche per finalità di profilazione (quali l’analisi dei dati trasmessi e dei Servizi/Prodotti prescelti, l’inviare messaggi pubblicitari e/o proposte commerciali in linea con le scelte manifestate dagli utenti medesimi) esclusivamente nel caso in cui l’Interessato abbia fornito un consenso esplicito ed informato. Base giuridica di tali trattamenti è il consenso prestato dall’Interessato preliminarmente al trattamento stesso, il quale è revocabile dall’Interessato liberamente ed in qualsiasi momento tramite mail a: privacy@axyhotels.com

g) La prevenzione delle frodi (considerando 47 e art. 22 GDPR). I dati personali dell’interessato, ad esclusione di quelli particolari (Art 9 GDPR) o giudiziari (Art 10 GDPR) saranno trattati per consentire controlli con finalità di monitoraggio e prevenzione di pagamenti fraudolenti, da parte di sistemi software che effettuano una verifica in modo automatizzato e preliminarmente alla negoziazione di Servizi/Prodotti. Il superamento di tali controlli con esito negativo comporterà l’impossibilità di effettuare la transazione; l’Interessato potrà in ogni caso esprimere la propria opinione, ottenere una spiegazione ovvero contestare la decisione motivando le proprie ragioni tramite mail a: privacy@axyhotels.com. I dati personali raccolti ai soli fini antifrode, a differenza dei dati necessari per la corretta esecuzione della prestazione richiesta, saranno immediatamente cancellati al termine delle fasi di controllo.

h) La tutela dei minori. I Servizi/Prodotti offerti dal Titolare sono riservati a soggetti giuridicamente in grado, sulla base della normativa nazionale di riferimento, di concludere obbligazioni contrattuali. Il Titolare, al fine di prevenire l’accesso illegittimo ai propri servizi, attua misure di prevenzione a tutela del suo legittimo interesse, quale il controllo del codice fiscale e/o altre verifiche, quando necessario per specifici Servizi/Prodotti, la correttezza dei dati identificativi dei documenti di identità rilasciati dalle autorità competenti.


5. Comunicazione a terzi e categorie di destinatari (art. 13, 1° comma GDPR)
La comunicazione dei dati personali dell’Interessato avviene principalmente nei confronti di terzi e/o destinatari la cui attività è necessaria per l’espletamento delle attività inerenti al rapporto instaurato e per rispondere a determinati obblighi di legge, quali:

- Dipendenti della società;
- Adempimenti amministrativi, contabili e connessi alla prestazione contrattuale;
- Terzi fornitori;
- Erogazione di servizi (assistenza, manutenzione, erogazione di servizi aggiuntivi, fornitori di reti e servizi di comunicazione elettronica) connessi alla prestazione richiesta;
- Istituti di credito e di pagamento digitale, Istituti bancari /postali;
- Gestione di incassi, pagamenti, rimborsi connessi alla prestazione contrattuale;
- Professionisti/consulenti esterni e Società di consulenza;
- Adempimento degli obblighi di legge, esercizio dei diritti, tutela dei diritti contrattuali;
- Amministrazione finanziaria, Enti pubblici, Autorità Giudiziaria, Autorità di vigilanza e controllo;
- Adempimento degli obblighi di legge, difesa dei diritti; elenchi e registri tenuti da pubbliche Autorità o enti similari in base a specifica normativa, in relazione alla prestazione contrattuale;
- Soggetti formalmente delegati o aventi titolo giuridico riconosciuto;
- Rappresentanti legali, curatori, tutori, etc.

Il Titolare impone ai Terzi propri fornitori ed ai Responsabili del trattamento il rispetto di misure di sicurezza eguali a quelle adottate nei confronti dell’Interessato, restringendo il perimetro di azione del Responsabile ai trattamenti connessi alla prestazione richiesta. Il Titolare non trasferisce i tuoi dati personali in paesi nei quali non è applicato il GDPR (paesi extra UE) salvo specifiche indicazioni contrarie per le quali verrai preventivamente informato e, se necessario, verrà richiesto il tuo consenso. Base giuridica di tali trattamenti è l’adempimento delle prestazioni inerenti al rapporto instaurato, il rispetto di obblighi di legge ed il legittimo interesse di AXYHOTELS s.r.l ad effettuare trattamenti necessari a tali finalità.


6. Che cosa succede nel caso in cui l’Interessato non fornisca i suoi dati identificati come necessari ai fini dell’esecuzione della prestazione richiesta? (Art. 13, 2° comma, lett. e GDPR)
La raccolta ed il trattamento dei dati personali è necessaria per dar seguito alle prestazioni richieste nonché all’erogazione del Servizio. Qualora l’Interessato non fornisca i dati personali espressamente previsti come necessari all’interno del modulo d’ordine o del modulo di iscrizione, il Titolare non potrà dar seguito ai trattamenti legati alla gestione delle prestazioni richieste e/o del contratto e dei Servizi/ Prodotti ad esso collegati, né agli adempimenti che da essi dipendono.


7. Che cosa succede nel caso in cui l’Interessato non fornisca il consenso al trattamento dei dati personali per le attività di promozione commerciale su Servizi/Prodotti differenti rispetto a quelli acquisiti?
Nel caso in cui l’Interessato non presti il proprio consenso al trattamento dei dati personali per tali finalità, detto trattamento non avverrà per le finalità medesime, senza che ciò comporti effetti sull’erogazione delle prestazioni richieste, né per quelle per cui Egli ha già prestato il proprio consenso, se richiesto. Nel caso in cui l’Interessato abbia prestato il consenso e dovesse successivamente revocarlo o opporsi al trattamento per attività di promozione commerciale, i suoi dati non saranno più trattati per tali attività, senza che ciò comporti conseguenze o effetti pregiudizievoli per l’Interessato e per le prestazioni richieste.


8. Come trattiamo i dati dell’Interessato (art. 32 GDPR)
Il Titolare dispone l’utilizzo di adeguate misure di sicurezza al fine di preservare la riservatezza, l’integrità e la disponibilità di dati personali dell’Interessato e impone ai terzi fornitori e ai Responsabili analoghe misure di sicurezza.


9. Dove trattiamo i dati dell’Interessato
I dati personali dell’Interessato sono conservati in archivi cartacei, informatici e telematici situati in paesi nei quali è applicato il GDPR (paesi UE).


10. Per quanto tempo vengono conservati i dati dell’Interessato? (art. 13, 2° comma, lett. a GDPR)
A meno che l’interessato non esprima esplicitamente la propria volontà di rimuoverli, i dati personali di quest’ultimo saranno conservati fino a che saranno necessari rispetto alle legittime finalità per le quali sono stati raccolti. In particolare, saranno conservati per tutta la durata della sua iscrizione anagrafica e, comunque, non oltre un periodo massimo di 24 (ventiquattro) mesi di sua inattività, ovvero qualora, entro tale termine, non risultino associati dei Servizi e/o acquistati dei Prodotti mediante l’anagrafica stessa. Nel caso di dati forniti al Titolare per le finalità di promozione commerciale per servizi diversi da quelli già acquisiti dall’Interessato, per le quali inizialmente Egli abbia prestato il consenso, questi saranno conservati per 12 mesi, salvo revoca del consenso prestato (privacy@axyhotels.com). Nel caso di dati forniti al Titolare per le finalità di profilazione, questi saranno conservati per 12 mesi, salvo sempre revoca del consenso prestato. Occorre inoltre aggiungere che, nel caso in cui un utente inoltri a AXYHOTELS s.r.l. dati personali non richiesti o non necessari al fine dell’esecuzione della prestazione richiesta ovvero all’erogazione di un servizio ad essa strettamente connessa, AXYHOTELS s.r.l non potrà essere considerata titolare di questi dati, e provvederà alla loro cancellazione nel più breve tempo possibile. A prescindere dalla determinazione dell’Interessato alla loro rimozione, i dati personali saranno in ogni caso conservati secondo i termini previsti dalla vigente normativa e/o dai regolamenti nazionali, al fine esclusivo di garantire gli adempimenti specifici, propri di alcuni Servizi (a titolo esemplificativo ma non esaustivo, Servizio WI-FI). I dati personali saranno in ogni caso conservati per l’adempimento degli obblighi (es. fiscali e contabili) che permangono anche dopo la cessazione del contratto (art. 2220 c.c.); per tali fini il Titolare conserverà solo i dati necessari al relativo perseguimento. Sono fatti salvi i casi in cui si dovessero far valere in giudizio i diritti derivanti dal contratto e/o dall’iscrizione anagrafica, nel qual caso i dati personali dell’Interessato, esclusivamente quelli necessari per tali finalità, saranno trattati per il tempo indispensabile al loro perseguimento.


11. Quali sono i diritti dell’Interessato? (artt. 15 – 20 GDPR)
L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento quanto segue:

a) la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e, in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni:
- le finalità del trattamento;
- le categorie di dati personali in questione;
- i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali;
- quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, qualora non sia possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;
- l’esistenza del diritto dell’interessato di chiedere al titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento;
- il diritto di proporre reclamo ad un’Autorità di controllo;
- qualora i dati non siano raccolti presso l’interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine;
- l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione, e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l’interessato;
- le garanzie adeguate che fornisce il Paese terzo (extra UE) o un’organizzazione internazionale a protezione dei dati eventualmente trasferiti;

b) il diritto di ottenere una copia dei dati personali oggetto di trattamento, sempre ché tale diritto non leda i diritti e le libertà altrui; In caso di ulteriori copie richieste dall’interessato, il titolare del trattamento può addebitare un contributo spese ragionevole basato sui costi amministrativi sostenuti per tale attività;

c) il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo;

d) il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo, se sussistono i motivi previsti dal GDPR all’art. 17, tra i quali, ad esempio, nel caso in cui non siano più necessari per le finalità del trattamento o se questo si assuma come illecito, e sempre se ne sussistano le condizioni previste per legge; e comunque se il trattamento non sia giustificato da un altro motivo ugualmente legittimo;

e) il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la limitazione del trattamento, nelle casistiche previste dall’art. 18 del GDPR, ad esempio laddove lei ne abbia contestato l’esattezza, per il periodo necessario al Titolare per verificarne l’accuratezza. L’Interessato deve essere informato, in tempi congrui, anche di quando il periodo di sospensione si sia compiuto o la causa della limitazione del trattamento sia venuta meno, e quindi la limitazione stessa revocata;

f) il diritto di ottenere comunicazione dal titolare dei destinatari cui sono stati trasmesse le richieste di eventuali rettifiche o cancellazioni o limitazioni del trattamento effettuate, salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato;

g) il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano ed il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte del titolare del trattamento cui li ha forniti, nei casi previsti dall’art. 20 del GDPR, e il diritto di ottenere la trasmissione diretta dei dati personali da un titolare del trattamento all’altro, se tecnicamente fattibile.

Per ogni ulteriore informazione e, comunque, per inviare la tua richiesta devi rivolgerti al Responsabile del trattamento all’indirizzo mail: privacy@axyhotels.com. Al fine di garantire che i diritti sopra citati vengano esercitati dall’Interessato e non da terzi non autorizzati, il Responsabile potrà richiedere allo stesso di fornire eventuali ulteriori informazioni necessarie allo scopo.


12. Come e quando l’Interessato può opporsi al trattamento dei propri dati personali? (Art. 21 GDPR)
Per motivi relativi alla situazione particolare dell’Interessato, lo stesso può opporsi in ogni momento al trattamento dei propri dati personali se esso è fondato sul legittimo interesse o se avviene per attività di promozione commerciale, inviando la richiesta al Responsabile all’indirizzo mail: privacy@axyhotels.com. L’Interessato ha diritto alla cancellazione dei propri dati personali se non esiste un motivo legittimo prevalente del Titolare rispetto a quello che ha dato origine alla richiesta, e comunque nel caso in cui l’Interessato si sia opposto al trattamento per attività di promozione commerciale.


13. A chi può proporre reclamo l’Interessato? (Art. 15 GDPR)
Fatta salva ogni altra azione in sede amministrativa o giudiziale, l’Interessato può presentare un reclamo all’autorità di controllo competente sul territorio italiano (Autorità Garante per la protezione dei dati personali) ovvero a quella che svolge i suoi compiti ed esercita i suoi poteri nello Stato membro dove è avvenuta la violazione del GDPR. Ogni aggiornamento della presente Informativa sarà comunicato tempestivamente e mediante mezzi congrui e altresì sarà comunicato se il Titolare effettui un trattamento dei dati dell’Interessato per finalità ulteriori rispetto a quelle di cui alla presente Informativa prima di procedervi ed a seguito della manifestazione del relativo consenso dell’Interessato qualora necessario.